U hebt helemaal geen huisstijl nodig, u hoeft geen nieuw logo te hebben en uw organisatie heeft geen consistent lettertype nodig. Waar uw klanten vooral op zitten te wachten is een betrouwbaar bedrijf. Dat uit zich niet noodzakelijkerwijs in een tot in de details doorgevoerde huisstijl. Want de buitenwereld (of betalende klant) weet dat huisstijl-details als handgeschept papier ergens van betaald moeten worden.

Een traject waarbij de ‘corporate identity’ wordt doorgelicht en een nieuwe huisstijl wordt ontworpen is zeker niet zinloos, maar dat zit hem in andere zaken dan het doorvoeren van één lettertype in 100% van alle documenten in alle systemen. Het werken aan een corporate identity zorgt voor een saamhorigheidsgevoel in een organisatie. Medewerkers worden als het goed is betrokken om actief na te denken over de manier waarop documenten binnen en buiten het bedrijf worden verstuurd. Ook de bestaande processen voor het maken van documenten worden doorgelicht. Dat is een kans om efficiency te bewerkstelligen. Misschien een goed moment om het aparte fax-sjabloon af te schaffen.

De effectiviteit van een nieuwe huisstijl is moeilijk te meten, maar de kosten van een nieuwe huisstijl des te beter. Het weggooien van briefpapier uit het magazijn is een directe afschrijving in de boekhouding. Het vierkleurig bedrukken van postpapier is duurder dan blanco papier gebruiken voor een deel van de documenten waarbij het logo in zwart wordt geprint.

Een consequente uitstraling van een organisatie betekent: niet elke keer een ander verhaal, een andere prijs en een andere kwaliteit. U moet zich eerst afvragen wat u wilt bereiken en waarom. Spoedig zult u ontdekken dat u niet een factuur wilt sturen met hetzelfde logo als op uw kopjes in de kantine, maar dat uw medewerkers snel een foutloze factuur kunnen maken die er duidelijk en correct uitziet. Het is dus vooral van belang dat u de middelen hebt om uw medewerkers te ondersteunen, in plaats van een huisstijl die uw mogelijkheden beperkt. Bij dit laatste kan goede huisstijlsoftware u helpen.

Het Corporate Identity Framework (CIF) is huisstijlsoftware waarmee een huisstijl consequent wordt doorgevoerd met diverse mogelijkheden om kosten te besparen en efficiency te bereiken. Zo bevat het CIF bijvoorbeeld een logowisselaar om op blanco papier te printen of documenten digitaal te versturen. Bij het invoeren van het CIF zal een organisatie actief worden betrokken bij het structureren van de sjablonen, zodat het maken van documenten in de huisstijl sneller en makkelijker zal worden.

auteurs: Victor Heijke & Toon Michel